Joeri Klaassen | 0 | 0 | Blog

DigiMeet voor raadsleden

Steeds meer gemeenteraden in Nederland ondersteunen papierloos werken en raken overtuigd van de voordelen van het gebruik van een iPad. Niet alleen gemeenteraden: het Nederlandse Senaat had afgelopen september zelfs de primeur bij de overstap naar digitaal vergaderen. De senatoren van ons kleine kikkerlandje waren de eerste van alle parlementaire huizen in Europa die met iPads in de banken zaten en de Tweede Kamer volgde al snel.

Voor de beeldvorming eerst even een korte omschrijving van raadsleden en hun taken. Raadsleden hebben het vaak druk. Afhankelijk van de grootte van een gemeente gaat er per maand 30 tot 100 uur werk in het raadslidmaatschap zitten. En dat gebeurt doorgaans in de vrije tijd, naast een betaalde baan. Efficiëntie is dus geboden.

Tijdens vergaderingen wordt vaak veel informatie uitgewisseld, vertrouwelijke informatie. Deze informatie moet voor alle leden van de raad te allen tijde beschikbaar zijn.

Novell heeft heel slim op deze vraag ingespeeld en een concept ontwikkeld binnen het bekende Novell Vibe: DigiMeet. Deze private cloud oplossing maakt samenwerken onder raadsleden mogelijk. Deze manier van samenwerken brengt wel een uitdaging met zich mee. Raadsleden werken met verschillende bestandsformaten en niet iedereen heeft dezelfde apps of programma’s geïnstalleerd op zijn/haar iPad. Deze uitdaging is Novell aangegaan en door het gebruik van een universele document viewer kunnen alle raadsleden, ongeacht locatie of device alle bestanden inzien.

DigiMeet in de praktijk.
Laat ik als voorbeeld Stef Schuthof, het jongste raadslid van Nederland, nemen. Zodra Stef, in het geval van het DigiMeet concept, inlogt ziet hij zijn eigen agenda, de taken die hem toebedeeld zijn, alle griffie stukken, zijn commissies en de specifieke raadsvergaderingstukken.
Ook is er een plek voor hem gecreëerd om extra informatie en trainingsmaterialen te bewaren. Discussie stukken die buiten de bijgewoonde raadsvergadering vallen kunnen in een aparte map geplaatst worden, en er is een plek beschikbaar om snel informatie te vergaren over willekeurige onderwerpen in de vorm van een enquête.

DigiMeet sluit helemaal aan bij het in onze ogen succesvol samenwerken en heeft direct al gezorgd voor heel veel nieuwe ideeën en mogelijkheden.